Die Digitalisierung macht auch vor der Rechnungsstellung keinen Halt. Ab dem 1. Januar 2025 sind alle Unternehmen, inklusive Kleinunternehmer, verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Ab 2028 geht die Pflicht noch weiter: Dann müssen auch Kleinunternehmer selbst E-Rechnungen verschicken und diese live an das Finanzamt übermitteln. Klingt kompliziert? Keine Sorge, in diesem Artikel erkläre ich dir alles, was du über die E-Rechnung wissen musst.
Möchtest du dir das Thema lieber als Video anschauen? In meinem YouTube-Video erkläre ich dir Schritt für Schritt, wie du dich optimal auf die E-Rechnung vorbereitest:
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. Der große Vorteil: Sie kann automatisiert verarbeitet werden. Das bedeutet, kein manuelles Abtippen mehr – alles läuft digital und effizient.
Aber Vorsicht: Ein einfaches PDF gilt nicht als E-Rechnung. Damit eine Rechnung als E-Rechnung anerkannt wird, muss sie dem EU-Standard EN16931 entsprechen. Zwei Formate sind dabei besonders wichtig:
- XRechnung: Ein XML-Format, das hauptsächlich von öffentlichen Verwaltungen genutzt wird. Mit kostenlosen Tools wie dem Quba E-Rechnungs-Viewer kannst du XRechnungen öffnen und visualisieren.
- ZUGFeRD: Ein hybrides Format, das eine lesbare PDF mit einer eingebetteten XML-Datei kombiniert. Dieses Format ist besonders praktisch für Unternehmen, da es mit jedem PDF-Viewer geöffnet werden kann.
Warum ist die E-Rechnung wichtig?
Die gesetzlichen Regelungen zur E-Rechnung ändern sich grundlegend:
- Ab 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Ein einfaches E-Mail-Postfach reicht dafür aus, und die Daten können sogar manuell weiterverarbeitet werden.
- Ab 1. Januar 2028: Auch Kleinunternehmer sind verpflichtet, E-Rechnungen zu erstellen und zu versenden. Diese müssen in einem passenden Format wie XRechnung oder ZUGFeRD vorliegen. Dabei ist zu beachten: Die Pflicht gilt nur für Rechnungen im B2B-Bereich, also Rechnungen, die an Unternehmen ausgestellt werden. Im B2C-Bereich, also Rechnungen an Endkunden, gibt es keine Verpflichtung.
- Live-Übermittlung ans Finanzamt: Ab 2028 müssen Rechnungen direkt an die Finanzbehörden übermittelt werden.
Die E-Rechnung ist also nicht nur ein Mittel zur Effizienzsteigerung, sondern auch gesetzlich vorgeschrieben.
So erstellst du eine E-Rechnung
Zum Glück ist die Erstellung einer E-Rechnung einfacher, als es auf den ersten Blick scheint. Es gibt zahlreiche kostenlose Tools, die dir den Einstieg erleichtern. Zum Beispiel:
Rechnungsgenerator von sevDesk*: Mit diesem Tool kannst du in wenigen Minuten eine E-Rechnung im richtigen Format erstellen – und das komplett kostenlos.
Für den Anfang brauchst du also kein teures ERP-System. Langfristig kann sich ein professionelles System jedoch lohnen, insbesondere wenn du viele E-Rechnungen verschickst.
Fazit
Die E-Rechnung mag auf den ersten Blick komplex wirken, doch mit ein wenig Vorbereitung und den richtigen Tools wird sie schnell zur Routine. Sie bietet nicht nur Effizienzvorteile, sondern wird auch bald verpflichtend sein. Nutze die Zeit, um dich mit den Anforderungen vertraut zu machen, und bleibe bis 2028 auf dem Laufenden, um alle gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen.
Disclaimer: Dieser Artikel stellt keine Rechtsberatung oder Steuerberatung dar. Bei spezifischen Fragen wende dich bitte an einen Steuerberater oder einen Rechtsanwalt.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die in einem standardisierten Format erstellt wird, um eine automatisierte Verarbeitung zu ermöglichen. Beispiele sind XRechnung und ZUGFeRD.
Ab wann ist die E-Rechnung verpflichtend?
Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen, auch Kleinunternehmer, E-Rechnungen empfangen können. Ab 2028 wird auch das Versenden von E-Rechnungen für Kleinunternehmer Pflicht.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung: Ein XML-Format, das vor allem von öffentlichen Verwaltungen genutzt wird. ZUGFeRD: Ein hybrides Format, das eine lesbare PDF mit einer XML-Datei kombiniert.
Kann ich ein einfaches PDF als E-Rechnung verwenden?
Nein, ein PDF allein gilt nicht als E-Rechnung. Es muss einem standardisierten Format wie EN16931 entsprechen.
Benötige ich ein ERP-System, um E-Rechnungen zu erstellen?
Nein, für den Anfang reichen kostenlose Tools. Ein ERP-System kann sich jedoch langfristig lohnen, insbesondere bei häufigem Versand.
Was passiert, wenn ich keine E-Rechnungen erstelle?
Unternehmen, die sich nicht an die gesetzlichen Vorgaben halten, riskieren rechtliche und finanzielle Konsequenzen.