E-Rechnung für Kleinunternehmer: Alles, was du wissen musst

Die Digitalisierung macht auch vor der Rechnungsstellung keinen Halt. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland, auch Kleinunternehmer, E-Rechnungen empfangen können. Selbst E-Rechnungen verschicken musst du als Kleinunternehmer dagegen nicht, auch nicht ab 2028. Klingt kompliziert? Keine Sorge, in diesem Artikel erkläre ich dir alles, was du über die E-Rechnung wissen musst.

Update vom 27. Oktober 2026: In einer früheren Fassung dieses Artikels stand, dass Kleinunternehmer ab 2028 E-Rechnungen verschicken und live an das Finanzamt übermitteln müssen. Das war falsch. Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen nur empfangen können, ausstellen müssen sie keine (§ 34a Satz 4 UStDV). Eine Übermittlung an das Finanzamt gibt es bisher nicht. Ich habe den Artikel entsprechend korrigiert. Wichtig: Dieser Artikel ist in keinem Fall eine Rechts- oder Steuerberatung. Im Zweifel wende dich bitte immer an deinen Steuerberater.

Möchtest du dir das Thema lieber als Video anschauen? In meinem YouTube-Video erkläre ich dir Schritt für Schritt, wie du dich optimal auf die E-Rechnung vorbereitest:

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. Der große Vorteil: Sie kann automatisiert verarbeitet werden. Das bedeutet, kein manuelles Abtippen mehr – alles läuft digital und effizient.

Aber Vorsicht: Ein einfaches PDF gilt nicht als E-Rechnung. Damit eine Rechnung als E-Rechnung anerkannt wird, muss sie dem EU-Standard EN16931 entsprechen. Zwei Formate sind dabei besonders wichtig:

• XRechnung: Ein XML-Format, das hauptsächlich von öffentlichen Verwaltungen genutzt wird. Mit kostenlosen Tools wie dem Quba E-Rechnungs-Viewer kannst du XRechnungen öffnen und visualisieren.

• ZUGFeRD: Ein hybrides Format, das eine lesbare PDF mit einer eingebetteten XML-Datei kombiniert. Dieses Format ist besonders praktisch für Unternehmen, da es mit jedem PDF-Viewer geöffnet werden kann.

Warum ist die E-Rechnung wichtig?

Die gesetzlichen Regelungen zur E-Rechnung ändern sich schrittweise:

• Seit 1. Januar 2025: Alle inländischen Unternehmen, auch Kleinunternehmer, müssen E-Rechnungen empfangen können. Dafür genügt grundsätzlich schon ein E-Mail-Postfach, und die Daten kannst du sogar manuell weiterverarbeiten. Aufbewahren musst du die E-Rechnung aber in ihrer ursprünglichen Form, also inklusive der XML-Datei.

• Bis 31. Dezember 2026: Übergangszeit für alle. Rechnungen auf Papier bleiben erlaubt, ein PDF oder ein anderes elektronisches Format mit Zustimmung des Empfängers.

• Ab 1. Januar 2027: Rechnungsaussteller mit über 800.000 € Vorjahresumsatz müssen für inländische B2B-Umsätze grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen. Wer darunter liegt, darf bis Ende 2027 weiter Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, ein PDF verwenden.

• Ab 1. Januar 2028: Die Pflicht zum Ausstellen gilt grundsätzlich für alle inländischen B2B-Umsätze, also Rechnungen an andere Unternehmen. Die gesetzlichen Ausnahmen bleiben bestehen, und dazu gehören Kleinunternehmer: Sie dürfen ihre Rechnungen auch dann noch auf Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, als PDF schreiben (§ 34a Satz 4 UStDV).

• Rechnungen an Privatkunden (B2C) sind von der E-Rechnungspflicht nicht betroffen.

• Keine Übermittlung ans Finanzamt: Die E-Rechnung geht direkt an deinen Kunden. Ein Meldesystem, über das Rechnungsdaten an die Finanzverwaltung fließen, ist zwar geplant. Es soll aber erst nach einer EU-weiten Lösung kommen, die die EU bis zum 1. Juli 2030 umsetzen will. Einen Zeitplan für Deutschland gibt es bisher nicht.

Für die meisten Unternehmen wird die E-Rechnung also bis 2028 zur Pflicht. Für Kleinunternehmer sieht es anders aus.

Was heißt das für dich als Kleinunternehmer?

• Empfangen: Pflicht seit dem 1. Januar 2025.
• Ausstellen: keine Pflicht, auch nicht ab 2028. Papier bleibt erlaubt, ein PDF mit Zustimmung des Empfängers. Die kann auch stillschweigend erfolgen, etwa wenn dein Kunde deine PDF-Rechnungen einfach annimmt.
• Freiwillig: Du darfst trotzdem E-Rechnungen verschicken. An andere inländische Unternehmen brauchst du dafür nicht einmal deren Zustimmung.
• Aufpassen bei wachsendem Umsatz: Liegst du über den Grenzen der Kleinunternehmerregelung (25.000 € Umsatz im Vorjahr, 100.000 € im laufenden Jahr), gelten für dich die normalen Regeln und damit auch die E-Rechnungspflicht.

So erstellst du eine E-Rechnung

Vielleicht möchtest du trotzdem E-Rechnungen schreiben, etwa weil ein Geschäftskunde danach fragt. Zum Glück ist die Erstellung einer E-Rechnung einfacher, als es auf den ersten Blick scheint. Es gibt zahlreiche kostenlose Tools die dir den Einstieg erleichtern. Zum Beispiel:

Rechnungsgenerator von sevDesk*: Mit diesem Tool kannst du in wenigen Minuten eine E-Rechnung im richtigen Format erstellen – und das komplett kostenlos.

zum kostenlosen E-Rechnungs Generator*

Für den Anfang brauchst du also kein teures ERP-System. Langfristig kann sich ein professionelles System jedoch lohnen, insbesondere wenn du viele E-Rechnungen verschickst.

Fazit

Die E-Rechnung mag auf den ersten Blick komplex wirken, doch mit ein wenig Vorbereitung und den richtigen Tools wird sie schnell zur Routine. Als Kleinunternehmer musst du vor allem eins: E-Rechnungen empfangen und richtig aufbewahren. Eigene E-Rechnungen schreibst du freiwillig, etwa wenn ein Geschäftskunde danach fragt. Behalte trotzdem deinen Umsatz im Blick: Fällst du aus der Kleinunternehmerregelung heraus, gelten auch für dich die vollen Pflichten.

Disclaimer: Dieser Artikel stellt keine Rechtsberatung oder Steuerberatung dar. Bei spezifischen Fragen wende dich bitte an einen Steuerberater oder einen Rechtsanwalt.

FAQ – Häufig gestellte Fragen